HEMAB stärker styrningen av samhällskritiska verksamheter med INSIKT

HEMAB

Varje dag ansvarar HEMAB, Härnösand Energi & Miljö, för några av samhällets mest grundläggande funktioner. Från rent vatten i kranen och värme i hemmen till elförsörjning och återvinning. Med verksamheter inom vatten och avlopp, elnät, fjärrvärme, återvinning, biogas och elhandel spelar bolaget en central roll i vardagen för invånare och företag i Härnösand.

Det ställer höga krav på långsiktig planering, noggrann uppföljning och kontroll över allt från ekonomi till investeringar.

En gemensam bild av dagens beslut och morgondagens investeringar

Sedan 2017 har HEMAB utvecklat sitt arbete med INSIKT för att skapa en gemensam grund för uppföljning och verksamhetsstyrning. Det som började med budget och ekonomisk uppföljning har successivt breddats till att ge fler delar av organisationen stöd i att följa upp och analysera verksamheten. Nu tar HEMAB nästa steg med projekt- och investeringsuppföljning.

HEMAB använder: Analys, Planering och Projekt

Lisa Svanemar, controller HEMAB

När Excel inte längre räckte

Innan HEMAB började arbeta i INSIKT hanterades stora delar av budget-, prognos och uppföljningsarbetet i Excel. Underlagen fanns i flera olika filer, vilket gjorde versionshanteringen svår och skapade osäkerhet kring vilken information som var aktuell.

För Lisa Svanemar, affärscontroller på HEMAB och systemförvaltare för INSIKT, var behovet av en gemensam plattform tydligt.

– Min bild är att ett stort problem vi hade var att man satt med olika versioner av samma filer. I min fil står det en miljon och i din fil står det 1,5. Vad stämmer? Vilket är beslutat?

Att samla informationen på ett ställe blev därför en viktig del i att skapa en gemensam grund för budget, prognoser och uppföljning.

Med hjälp av INSIKT kan vi visualisera uppföljningen och veta att alla tittar på samma sak, vilket är väldigt värdefullt. Allt finns dessutom samlat på ett ställe, vilket gör att vi också sparar otroligt mycket tid.

Ett stöd för hela verksamheten

När den gemensamma plattformen var på plats började användningen av INSIKT att utvecklas. Från att främst ha varit ett verktyg för ekonomiavdelningen används systemet idag av chefer och verksamhetsansvariga i hela organisationen.

Förändringen har gjort chefer mer självgående och minskat beroendet av ekonomiavdelningen.

– Användarna och cheferna har blivit mer självgående och kan svara på fler av sina egna funderingar, utan att behöva ta hjälp av oss på ekonomi.

Det frigör tid för ekonomiavdelningen att lägga mer tid på ekonomisk styrning och strategiskt stöd till organisationen.

Samtidigt har uppföljningen också blivit mer verksamhetsanpassad.

– Förr var det främst styrt till att alla tittade på samma rapport, medan vi nu försöker uppmuntra användarna att styra över vad de vill se. “Hur ser din verksamhet ut - och hur vill du följa upp den? I vilken visuell struktur förstår du dina ekonomiska data bäst?”

I dag anpassas uppföljningen efter respektive verksamhets behov, vilket har gjort INSIKT till en naturlig del av det löpande arbetet med verksamhetsstyrning och beslutsfattande genom hela organisationen.

– Med hjälp av visualisering i INSIKT lägger vi idag ca 4 timmar mindre varje månad på sammanställning av resultat-, prognos- och budgetunderlag. Det är 6 arbetsdagar på ett år!

Nästa steg: bättre kontroll över investeringarna

HEMAB:s verksamhet kräver kontinuerliga investeringar i både ny och befintlig infrastruktur. Nästa steg i utvecklingen är därför att skapa bättre kontroll över investeringsprojekten.

Tidigare har investeringsbudgetar, betalplaner och projektuppföljning hanterats i flera olika kalkylblad. Nu har HEMAB påbörjat införandet av INSIKTS projektmodul för att samla även den delen av arbetet.

– Både jag och organisationen har förhoppningen att projektmodulen ska lyfta och förbättra vår investeringsuppföljning avsevärt, då vi tidigare haft investeringsbudgeten i en Excel, uppföljningen i en annan och betalplanerna i en tredje.

Utöver en samlad uppföljning ser HEMAB också möjligheter att få bättre överblick över projektportföljen och snabbare kunna identifiera risker och avvikelser.

– Vi ser ett stort värde i att enkelt kunna följa hur projekt fortskrider och riskbedöma. Exempelvis kan en chef eller VD på egen hand kan skapa sig en överblick över framdrift, och eventuella risker av olika slag, i ett specifikt projekt eller den aktuella projektportföljen som helhet.

Målet är att skapa bättre förutsättningar för att följa upp projekt, risker och betalplaner, samtidigt som organisationen får ett bättre underlag för långsiktig investeringsplanering.

– Med projektmodulen, och investeringsplanering i INSIKT, kommer vi att spara upp mot 30% av den arbetstid vi idag lägger på framtagandet, säkerställandet och uppföljningen av projektunderlag – tid vi istället kan lägga på att genomföra projekten för att utveckla Härnösand.

Mer än ett system

Värdet handlar inte bara om funktionaliteten i systemet. Möjligheten att lyfta nya behov och påverka den fortsatta utvecklingen har också blivit en viktig del av samarbetet.

Lisa beskriver dialogen kring förbättringar som en styrka i samarbetet.

– Jag upplever i stort sett alltid att de önskemål vi lämnar tas vidare. Man får alltid höra: 'Bra idé, det har vi inte tänkt på. Det tar vi till utvecklarna'.

Det skapar en trygghet i att lösningen fortsätter utvecklas i takt med verksamhetens behov och att användarnas erfarenheter tas tillvara i det fortsatta utvecklingsarbetet.

Bättre förutsättningar för långsiktig styrning

För HEMAB handlar utvecklingen i grunden om att kunna styra och följa upp en verksamhet med ett stort och långsiktigt ansvar. När behoven förändras och investeringarna blir en allt viktigare del av verksamheten behöver också informationen vara tillgänglig och aktuell.

– Vi behöver kunna redovisa gentemot vår ägare vad vi gör och att då ha ett system som stödjer det och alltid ger en samlad och aktuell nulägesbild, är jätteviktigt.

Sedan 2017 har HEMAB gått från spridda Excel-filer till en gemensam plattform för verksamhetsstyrning, analys och beslutsstöd.

Nu fortsätter utvecklingen med samma mål som från start: att skapa bättre förutsättningar för att styra, följa upp och utveckla de samhällsviktiga verksamheter som invånarna i Härnösand möter varje dag.

Analys

Ett användarvänligt verktyg som låter dig göra allt från att identifiera trender till att bygga rapporter och dela med dina kollegor – direkt i din webbläsare.

Läs mer om Analys >

Planering

Allt du behöver för noggrann planering. Genom produktens webbgränssnitt kan du involvera hela organisationen och effektivisera ditt arbete.

Läs mer om planering >

Projekt

INSIKT Projekt är ett omfattande verktyg för projektledning. Verktyget stödjer verksamhetens hela projektbehov, oavsett om det är små administrativa projekt eller stora investeringsprojekt.

Läs mer om Projekt >

Fortsätt läsa

Presto använder INSIKT när de gör världen säkrare.