Ale kommun tar sitt analysarbete till nya nivåer med INSIKT.
Att digitalisera sin verksamhet är en kontinuerlig utmaning som Sveriges kommuner tampas med. I det här kundcaset pratar vi med Ken Gunnesson, ekonomichef och biträdande kommunchef i Ale kommun, om hur de valt INSIKT som sitt verktyg för analys och planering.
Hur arbetade ni på Ale kommun innan INSIKT?
– Vi hade inget BI-system i Ale och hela IT-miljön var ganska föråldrad när det kom till ekonomiapplikationerna. Vi var en så kallad kommundatakund som hade det mesta systemen frånVismaoch jobbade i det som heter Budget och Prognos (Bop:en) och andra system innan INSIKT. Vi jobbade även i Excel, vilket vi ibland fortfarande gör. Dessa system var inte direkt användarvänliga, det var aldrig så att chefer själva gick in i systemen såsom ekonomisystemet, utan de var istället beroende av controllerna.
– Vissa system fick vi aldrig riktigt att fungera heller, vilket innebar att vi hade en del bekymmer som aldrig gick att lösa. Det fungerade inte bra, det var inga uppdateringar och det försvann fält. Vi jobbade även mycket manuellt och hade egentligen inga utdata, varken från HR eller från verksamhetssystemen. Det var en anledning till att jag började tänka att vi måste ha ett riktigt BI-verktyg i kommunen när jag började hos Ale.
Vad är fördelarna med ett beslutsstöd?
– Vi har allt samlat på ett och samma ställe. Vi har än så länge bara lagt in ekonomi samt HR- och personaldata i INSIKT. Tanken är att få in information både från samhällsbyggnad, socialtjänsten och utbildning med flera, men det hänger mycket på sektorerna själva för att möjliggöra fördelen att ha allt på ett och samma ställe. På så sätt kan vi även göra informationen mer publik.
Varför föll valet på INSIKT?
– Jag har gjort det här några gånger förut, bland annat när jag satt med i styrgruppen hos Göteborgsstad i hela deras systembyte. Ale kommun gjorde en upphandling och hade en gedigen kravspecifikation samt att en av grundförutsättningar var att all verksamhetsdata från verksamhetssystemet inte skulle in i ekonomisystemet, utan vi ville ha ett fristående BI-verktyg. Det skulle vara frikopplat och ge en övergripande bild. När vi då började titta runt och gjorde en omvärldsbevakning råkade jag se er när vi var ner på ”KOMMEK” för några år sedan med Visma. Ni var då där och visade INSIKT och vi kände att här finns ett bra system.
Ken förklarar vidare hur de jämförde flertalet system men att INSIKT stack ut i kombinationen av användarvänlighet, flexibiliteten i jämförelse med de andra.
– Det går att göra mycket själv i INSIKT, utan att det blir administrativt dyrt eller ekonomiskt dyrt att ha det. Vi behöver självklart en del hjälp av er ändå på grund av saker vi inte kan göra oavsett om vi hade haft kompetensen, men det var ändå flexibiliteten som avgjorde valet. För oss var det inte avgörande att ha en jättestor kommunal kompetens utan det viktigaste var att kunna hantera komplexa frågor – jag såg på era andra kunder och tänkte att kan ni lösa det för dem så kan ni lösa det för oss.
Vad tycker du är det bästa med INSIKT?
– Det är flexibiliteten. Vi har ett antal färdiga rapporter där du själv kan pivotera och enkelt ändra i. I andra system finns det en pivotering som är fast, analysrapporterna är då ofta fasta, givetvis går det att sortera, exkludera och vända lite grann, men inte riktigt på samma sätt. I INSIKT kan du själv bygga dina egna summeringar och göra mycket mer om du är lite skicklig. Det som jag tycker är den största fördelen med INSIKT är att det är lättanvänt och att det går att jobba med budget och prognos samtidigt som du har analysen uppe i en annan flik. Vi har även kopplingar över till Stratsys där vi för över både personaldata och ekonomidata utan att behöva registrera in det själv.
"Det som jag tycker är den största fördelen med INSIKT är att det är lättanvänt och att det går att jobba med budget och prognos samtidigt som du har analysen uppe i en annan flik."
Ken Gunnesson Ale kommun
Vilken funktion i INSIKT använder du mest? Och varför?
– Jag använder mest analysdelen i INSIKT, förutom när vi gör budget eller prognoser. Jag gör mina egna prognoser och då använder jag Planeringsmodulen i INSIKT. Till vardags är det däremot Analysdelen som jag är inne och tittar i. Jag har några rapporter som jag är inne och tittar på och ibland brukar jag vända och vrida på rapporten om det är något specifikt jag är intresserad av. Ibland kan det vara så att jag ser en avvikelse på någonting och funderar vad den egentligen består av, då kan jag fördjupa mig på konton eller göra ett urval som är på ett större perspektiv på kommunen och se hur det ser ut över tid. Jag kan se avvikelser och fundera ”Brukar det se ut så här?” och kan då titta på hur det har sett ut tidigare månader eller jämföra med föregående år.
Varför ska en kommun välja INSIKT?
– Jag tycker att INSIKT är ett flexibelt system som passar väl in och klarar den kommunala verksamheten. Du får mycket för pengen som du betalar och inom kommunen vill vi vara effektiva med resursutnyttjandet och INSIKT ger oss bra förutsättningar för det.
Ale kommun använder
Analys
Ett användarvänligt verktyg som låter dig göra allt från att identifiera trender till att bygga rapporter och dela med dina medarbetare – direkt i din webbläsare.
Planering
Allt du behöver för en träffsäker planering. Genom produktens webbgränssnitt kan du involvera hela organisationen och effektivisera arbetet.
Läs mer
Wästbygg bygger Sverige med hjälp av INSIKT.
Presto använder INSIKT när de gör världen säkrare.
